BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Seperti yang kita ketahui bahwa arsip itu
berisi dokumen yang sangat penting dan selalu di gunakan untuk berbagai
kepentingan baik secara individual ataupun secara kelompok(instansi). Selain
arsip harus di rawat dengan baik,kita juga harus menggunakan sistem-sistem
dalam penyimpanan arsip tersebut,agar arsip tersebut dapat di temukan dengan
cepat dan bisa di gunakan.
B.
Tujuan
Tujuan pembuatan
makalahuntuk menyelesaikan tugas dari ibu pembimbing kami,serta agar dapat
memahami seperti apa sistem yang di gunakan untuk memudahkan petugas mencari
dokumen.
C.
Ruang
Lingkup
System
kronologis,system abjad,dan system nomor
D.
Metode
pengumpulan Data
Menyeleksi
bahan yang didapat dari berbagai media, serta menyatukannya dalam sebuah
makalah yang sistematis.
E.
Sistematika
Penulisan
Agar
pembaca lebih mudah memahami isi makalah ini, kami menyusun makalah ini dengan
sistematika berikut :
BAB
I PENDAHULUAN
BAB II
PEMBAHASAN
-.Sistem
Kronologis
-.Sistem Abjad
-.Sistem Nomor
BAB III
PENUTUP
Sistem kronologis
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang di
dasarkan kepada urutan waktu surat di terima atau waktu dikirim ke luar.
Penyimpanan warkat sistem ini biasanya mempergunakan map ordner. Hubungan
penyimpanan sangat erat dengan Buku Agenda,karena susunanya sama-sama
kronologis.
Tetapi pencarian informasi ini dapat memakan
waktu lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau
dikirim,sehingga informasi terpaksa dicari dengan membalik halaman buku agenda
satu demi satu. Sesudah informasi
ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map ordner. Riwayat pencatatan
dengan Buku Agenda,buku induk,buku besar,maupun lain-lain,memang sudah cukup
lama. Pekerjaan registrasi atau pencatatan apapun dilakuakn dengan buku,dan
yang paling mudah kemudian menjadi kebiasaan adalah mencatat secara
berurutan(kronologis). Akibatnya,kalau buku ini sudah banyak karena menampung
catatan selama bertahun-tahun,catatan yang di simpan tersebut susah dicari.
Model pencatatan seperti ini sudah biasa di lakukan di mana-mana,mulai dari RT,Kelurahan,bank,kantor
polisi,kantor-kantor pemerintah dan swasta. Cara pencatatan pada buku secara
kronologis ini merupakan salah satu kelemahan penting dalam pelaksanaan sistem
administrasi di Indonesia[1].
A .KUITANSI
Contoh
paling jelas dari sistem
penyimpanan kronologis yang masih banyak
dilakukan di Indonesia adalah penyimpanan kuitansi. Dengan penyimpanan
kronologis biasanya kuitansi hanya mudah di temukan bila melalui petunjuk
tanggal dari catatan pembukuan. Padahal untuk kepentingan
pemeriksaan,pengawasan,pembukuan atau pun lainnya,kuitansi seyogianya dapat di
temukan dengan cepat bila di perlukan. Untuk itu diperlukan sistem penyimpanan
yang tepat yang dapat di pilih dari salah satu sistem berikut ini,yaitu
Sistem-abjad,Sistem Numerik. Sedangkan pemakaiaan sistem kronologis niscaya
tidak akan membantu percepatan penemuan kuitansi,karena untuk dapat mencari kuitansi pertugas harus terlebih
dahulu mengetahui tanggal kuitansi diterima,baru dapat mencari kuitansi dari
map ordner yang diperlukan. Tanggal kuitansi diterima dapat dilihat dari
pembukuan. Mencari tanggal kuitansi dari pembukuan akan memakan waktu lama
terutama bila kuitasi sudah banyak atau diterimanya sudah lama.Sistem penyimpanan
kronologis cenderung mengundang pemakaian map ordner sebagai tempat
penyimpanan, dan untuk kuitansi biasanya di gunakan map ordner berukuran
setengah folio[2].
A.CHEK(CHEQUE)
Di Amerika Serikat cek-cek yang sudah
diuangkan di bank biasanya dikembalikan kepada nasabah sebagai bukti yang
disertakan bersama-sama dengan rekening bulanan(bank statement)dari
nasabah bersangkutan. Disini bank hanya menyimpan cek-cek bekas untuk sementara
sebelum dikembalikan kepada nasabah masing-masing. Cek ini di simpan menurut sistem
nomor rekening nasabah. Cek-cek dari satu nasabah akan berkumpul menjadi satu
sesuai nomor rekening masing-masing dan mudah mengirimkannya kepada para
nasabah bila waktunya sudah tiba. Cek-cek disimpan pada almari khusus dengan
laci-laci yang sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Untuk keamanan,laci-laci
cek diberi kunci yang menjadi tanggung jawab dari petugas file. Di Indonesia
cek-cek yang sudah di uangkan di bank tidak dikembalikan kepada nasabah.
Cek-cek tersebut disimpan di dalam buku yang di sebut kasstukken. Buku
ini ukurannya cukup besar,hampir sebesar halaman Koran. Sistem penyimpanan cek
ini adalah kronologis,yaitu berdasarkan tangggal cek diuangkan. Dengan demikian cek yang diuangkan
pada tanggal yang sama akan berkelompok dan berdekatan. Cek-cek di temple pada
halaman-halaman kasstukken,berderet satu per satu. Satu tanggal dapat
meliputi beberapa halaman kasstukken,tergantung kepada banyak cek yang
diuangkan pada tanggal bersangkutan. Cek-cek yang sudah di tempel ini kemudian
oleh pejabat yang berwenang diberi tanda,biasanya garis merah dan paraf,agar
cek tersebut tidak disalah gunakan.
Seperti disebutkan diatas bahwa untuk dapat
mencari cek di kasstukken petugas harus mengetahui tanggal cek
bersangkutan diuangkan. Kalau tangggal ini sudah diketahui petugas dengan
terlebih dahulu melihat rekening Koran,maka pencarian cek di kasstukken
akan gampang walaupun masih tetap memakan waktu untuk memilih-milih kasstukken
yang memuat cek bersangkutan dan kemudian membolak-balik halaman-halamannya.
Apalagi bila cek yang dicari sudah berumur lama,niscaya penemuannya akan
memakan waktu lama dan memutuhkan kesabaran.
Penemuan seperti di atas niscaya tidak akan
mengalami banyak kesukaran bila sistem penyimpanan cek adalah sistem-nomor.
Peralatan yang sesuai dengan sistem ini adalah kotak atau laci-laci penyimpanan
yang ukurannya sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Bank seyogianya
menyediakan almari-almari yang dibuat khusus yang terdiri dari laci-laci yang
digunakan untuk penyimpanan cek. Pada penyimanan sistem nomor maka cek-cek dari
satu orang atau satu perusahaan akan berkelompok secara kronologis di belakang
nomor masing-masing. Sebelum dilakukan pemindahan(transfer) terhadap cek
yang sudah sampai umur reetensinya, maka cek-cek tersebut akan menjadi satu
sampai bertahun-tahun. Dengan cara ini penemuan kembali akan lebih mudah
dilakukan,karena:
1.
Petugas
dapat mencari melalui nomor rekening tanpa perlu mengetahui tanggal cek
diuangkan, sebab peminta cek niscaya akan melalui nama. Dengan bantuan indeks
nama tersebut diketahui nomor rekeningnya.
2.
Letak
cek dari satu nama, baik nama orang (individu) maupun nama badan
(korporasi),berada pada satu kelomok di bawah nomor rekening masing-masing.
3.
Nomor
rekening dapat diketahui melalui alat bantu informasi seperti rekening
Koran,buku-buku pembukuan,kartu contoh tanda tangan,slip-slip,buku
besar,indeks,dan lain-lain.
C. File
Tindak-Lanjut(follow-up)
Dalam menangani berbagai pekerjaan
sehari-hari,sering kali seseorang memerlukan menunda tugas atau menunda
penyelesaian sesuatu surat. Ada juga kegiatan yang penyelesaiannya secara angsuran bulan per bulan atau bahkan
tahun per tahun. Jenis pekerjaan yang harus ditunda misalnya keputusan terhadap
Surat Permohonan Kredit Bank akan diberikan sesudah rapat pimpinan mengenai
masalah kredit. Surat permohonan beserta berkas-berkas lampiran di simpan dulu
di follow-up file pada map tanggal surat pemohonan bersangkutan akan
dirapatkan. Sesudah surat tersebut selesai diproses,barulah disimpan pada file
biasa. Contoh lain adalah kuitansi untuk jenis-jenis pembayaran angsuran.
Kantor yang mengelola sistem kredit angsuran ini seyogianya mengelola salah
satu sistem file-nya secara follow-up[3].
Follow-up file adalah suatu file
yang disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu,misalnya
harian,mingguan,atau bulanan,bahkan dapat juga per tahun sesuai keperluan. Kalau
yang di simpan pada follow-up file adalahy surat-surat, maka yang di
pergunakan adalah laci lemari arsip dengan susunan map menurut tanggal
,mingguan atau bulanan. Kalau yang di simpan adalah formulir (misalnya
kuitansi),maka yang di pergunakan adalah
kotak atau map ordner dengan penyekat tanggal,mingguan, atau bulanan yang
diperlukan.
D. File
Penyimpanan (Arsip Inatif)
Sistem kronologis sering di pergunakan pada
penyimpanan arsip inatif. Sebagaimana kita ketahui,Arsip Dinamis adalah
arsip-arsip yang masih di pergunakan di perkantoran. Arsip Dinamis terdiri dari
arsip arsip aktif dan arsip inatif. Arsip aktif adalah arsip arsip-arsip yang
frekuensi pemakaiannya masih tinggi,sedangkan arsip inatif adalah arsip-arsip
yang frekuensi pemakaiannya mulai rendah. Arsip aktif biasanya masih disimpan
pada unit-unit kerja pengolah,dan arsip inatif (tadinya arsip aktif) biasanya
sudah di simpan pada suatu sekretariat atau tata usaha.
Arsip-arsip inatif dapat disimpan dengan
mempergunakan sistem-kronologis, karena:
1.
Arsip
sudah kurang dipergunakan,sehingga penemuan yang cepat masih dapat ditawar.
2.
Jumlah
arsip sangat banyak,sehingga pengolahannya memerlukan sistem yang mudah.
3.
Perlengkapan
dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem-kronologis lebih sederhana dan
dengan kapasitas yang banyak[4].
Sistem Abjad
Sistem-sistem penyimpanan yang
susunanya berdasarkan urutan abjad
adalah sistem-nama,sistem-geografis,dan sistem-subyek. Sistem penyimpanan yang
berdasarkan susunan nomor adalah sistem kronologis dan sistem nomor. Pada
umumnya kalau kita mendengar sistem abjad dewasa ini,maka yang dimaksud adalah
sistem-abjad-nama.Sistem-nama adalah sama dengan sistem abjad(alphabetical
filing system).
Sistem-abjad adalah sistem
penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari
kata-tangkap(nama)dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari 2(dua) yaitu:
1.
Nama
Orang
2.
Nama
Badan
Nama orang (nama individu)terdiri dari nama-lengkap dan
nama-tunggal. Nama badan terdiri dari: 1, nama badan pemerintah,2. Nama badan
swasta, 3. Nama organisasi.
Sistem-abjad
umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
1.
Dokumen-dokumen
cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2.
Petugas
menginginkan agar dokumen-dokumen dari nama yang sama,akan berkelompok di bawah
satu nama .
3.
Jumlah
langganan yang berkomunikasi banyak jumlahnya.
4.
Unit
kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen yang
berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing,sehingga isi dokumen lebih
cenderung mengenai masalah yang sama (misalnya produksi,keuangan,dan
sebagainya). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih membantu.
5.
Nama
lebih mudah diingat oleh siapa pun.
Sistem-abjad adalah sistem penyimpanan yang
sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dalam mencari dokumen petugas
dapat langsung ke file (tempat)penyimpan dan melihat huruf abjad yang di
cari. Karena itu sistem-abjad disebut sistem langsung (direct filing system).
Sistem-Langsung adalah sistem penyimpanan di mana petugas dapat langsung menuju
file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen,tanpa melalui alat bantu indeks
misalnya.
Kalau kita memilih sistem abjad sabagai sistem
penyimpanan,maka itu berarti bahwa nama merupakan ciri atau identitas penting
di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit
kerja bersangkutan yang mementingkan soal nama dari pada identitas lain.
Berdasarkan hal tersebut maka pencaraian atau permintaan atas dokumen yang
diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden,misalnya:”Tolong
carikan data surat PT WARINGIN KENCANA”,”Tolong carikan data pegawai Sukoco Kaltim”,”Tolong carikan surat kita kepadaAdnan Buyung Nasution
& associates”. Sesudah menerima permintaan ini,petugas mengira-mengira
pada abjad apa map dokumen bersangkutan berada,sesuai dengan indeks dari nama
masing-masing yang menjadi label map. Sesuai dengan Peraturan Mengindeks,ketiga
dokumen tersebut akan berada di belakang abjad W,K,dan N,sedangkan label map na
masing-masing adalah: Waringin Kencana PT,Kaltim Sukoco,dan Nasution Adnan
Buyung & Associates[5].
A.
SUSUNAN MAP
Sering terjadi bahwa surat dari suatu
koresponden hanya diterima satu lembar dalam jangka waktu yang lama,misalnya
selama periode enam bulan. Koresponden yang suratnya hanya diterima satu
kadang-kadang jumlahnya cukup banyak. Di samping itu ada juga koresponden yang
komunikasinya berlangsung secara terus menerus. Hal-hal seperti tersebut di
atas seharusnya menjadi bahan dalam pertimbangan di dalam menentukan penggunaan
map-map pada sistem-abjad.
Ada tiga cara penggunaan map yang
dapat di piih oleh para pengelola arsip yang memilih sistem-abjad sebagai
penyimpanan arsipnya. Yang diambil contoh di sini adalah map gantung(hanging
folder). Kalau memprgunakan perlatan ini seperti misalnya ordner map,kotak
file,atau lainya,maka perlu di sesuaikan. Tiga cara tersebut adalah:
1.
Setiap
koresponden (misalnya nama perusahaan)diberi map secara langsung walaupun suratnya
baru satu lembar. Pada cari ini pemakaian map memang cukup banyak dan cenderung
boros,sebab mungkin saja isi map tersebut tidak akan pernah bertambah. Pada
cara ini map-map tersusun berderet menurut abjad. Karena semuanya map
gantung,mka tidak memerlukan penyekat. Dengan tidak adanya penyekat maka kita
tidak dapat meletakkan guide huruf abjda secara tersendiri; sebagai
gantinya guide huruf (A,B,C,dan seterusnya sampai Z)dapat di letakkan
pada pinggir atas map yang pertama dari map-map kelompok abjad bersangkutan.
2.
Cara
yang kedua adalah bila kita memberlakukan map gantung sebagai map kantong.
Dengan sendirinya mempunyai map-kantong dengan label A,B,C,dan seterusnya
sampai Z. pada map-kantong A akan di masukan map-dalam(tempat surat) berbagai
nama (korespnden) yang termasuk abjad A. Misalnya surat-surat yang berhubungan
dengan PT.Adiguna akan kita masukkan dalam map-dalam dengan lebel ADIGUNA,PT.
Surat dari dan kepada PT.Astra motor Internasional Inc. akan kita masukan dalam
map-dalam dengal lebel ASTRA,PT. Dua map-dalam tersebut kita masukkan dalam
map-kantong A.
3.
Cara
yang ketiga adalah dengan mempergunakan map-campuran dan map-individu. Map tersebut
sebetulnya adalah map-gantung yang dipergunakan sebagai map-campuran dan
map-individu adanya map campuran adalah untuk menampung surat-surat yang baru
sedikit diterima dari koresponden-koresponden,atas dasar untuk menghemat
pemakaian map. Sebab,katanya kalau surat dari satu korsponden atau dua lembar
sudah di simpan di map tersendiri akan terjadi pemborosan pemakaian map.
Barangkali saja,bertahun-tahun jumlah suratnya hanya itu-itu saja,tidak ada
komunikasi-komunikasi kelanjutan.
Map campuran ini adalah map yang berisi
campuran surat-surat dari berbagai koresponden di mana jumlah surat
masing-masing koresponden belum mencapai 5 lembar. Di sini surat-surat di
kelompokkan sesuai nama masing-masing,dan kelompok-kelompok tersebut disusun
menurut abjad. Bila ada kelompok yang jumlahnya sudah menjadi 5 lembar,maka
kelompok surat dari nama bersangkutan,di keluarkan dari map-map campuran dean
di masukkan di dalam map tersendiri.
Map-individu adalah map yang berisi surat-surat
dari 1 nama yang di pindahkan dari map-campuran,karena surat-surat tersebut
sudah penuh,maka di pergunakan map kedua dengan label nama yang sama, dan di
tepatkan di depan dari map lama.
SISTEM NOMOR
Sistem penyimpanan yang berdasarkan kode nomor
sebagai pengganti dari nama-orang atau nama-badan disebut sistem-nomor(numberic
filing system). Hampir sama dengan sistem-abjad yang penyimpanan warkat
didasarkan kepada nama,sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada
nama,hanya nama di sini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari
dan kepad PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271,atau kartu
Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor,maka nomor yang diberikan
kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak
pernah berubah.
Banyak perusahaaan atau kantor
pemerintah yang mempergunakan penyimpanan sistem-nomor,seperti rumah
sakit,asuransi,bank,dan lain-lain. Ada yang mempergunakan sistem-nomor karena
memang sudah memahami seluk beluk sistem-nomor termasuk keuntungan dan kerugian
penggunaannya. Tetapi banyak pula yang hanya sekedarberanggapan bahwa
sistem-nomor lebih mudah mengelolanya di banding dengan sistem-abjad,walaupun
kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu
kemungkinan akan lebih mudah di cari bila susunanya menurut nama.
Di samping itu,nomor lebih sukar di
ingat disbanding dengan nama. Seorang nasabah Tabanas misalnya,akan lebih ingat
namanya dibanding dengan nomor Tabanasnya. Untuk mengingat nomor maka dalam
sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang di sebut indeks,yaitu suatu kartu
kecil yang berisikikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut abjad nama
nasabah.karena itu sistem-nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsng(indirect filing system[6]).
A.
INDEKS
Yang dimaksud dengan indeks disini
adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada
sesuatu koresponden atau bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui.
Indeks
ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.sebenarnya indek ini juga
dalam bentuk buku,tetapi sukar ditempatkan penambahannya secara alfabetis.karena
itu indeks ini dibuat dalam bentuk kartu,sehingga mudah menambahnya dengan
kartu kartu baru dengan tetap
memperhatikan
susunan abjadnya.
Setiap koresponden (nama)mempunyai kartu
indeks.untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan
indeksnya.sedangkan untuk file surat,kartu indeksnya ada 2 (dua) macam ,yaitu
:kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.untuk koresponden yang suratnya
baru sedikit (kurang dari 5) maka kartu indeknya belum diberi nomor tetapi baru
berupa huruf C,yang merupakan singkatan dari kata campuran.sesudah suratnya
berjumlah 5 (lima)maka kartu indeks C diganti nomor dengan yang diambilkan dari
buku (register).
Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas
karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar.ukuran kotak indeks
pun dapat disesuaikan dengan ukuran kartu indeks[7].
\
B.
PROSEDUR
PENYIMPANAN
Langkah-langkah prosedor penyimpanan
sistem-nomor hampir sama dengan langkah prosedur penyimpanan sistem abjad,yaitu
memeriksa,mengindeks,mengkode,menyortir,dan menempatkan.prosedur ini sama saja
baik untuk penyimpanan surat maupun non- surat.bedanya hanya pada peralatan,
mislnya pada penyimpanan surat diperlukan map sedangkan pada penyimpanan
non-surat (misalnya kartu)tidak memerlukan map.pada penyimpanan yang
mempergunakan map diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya
belum lebih dari lima,dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden
yang jumlah suratnya sudah lima.hal ini tentu saja tidak diperlukan juga pada
penyimpanan yang mempergunakan map ordner,misalnya pada penyimpanan kuitansi.
C. SUSUNAN PENYIMPANAN
Sistem
penyimpanan arsip berdasarkan nomor dapat menggunakan penomoran seri atau
berurutan. Sistem ini juga disebut sistem nomor serial atau penomoran
berkelanjutan, nomornya dimulai dari 1, 2, 3, dan seterusnya atau dapat juga
dimulai dari 1000, 1001, dan seterusnya. Penomoran surat juga merupakan
pemberkasan surat secara angka dengan nomor yang berurutan sesuai dengan tempat
surat tersebut. Pada sistem nomor berurutan atau langsung, setiap berkas diberi
nomor urut. Bila ada nomor yang hilang dalam sebuah berkas, petugas arsip
dengan cepat dapat mengetahui nomor yang hilang. Berkas yang disusun menurut
nomor urut juga merupakan pemberkasan yang bersifat kronologis, artinya nomor
paling akhir merupakan nomor arsip terkini. Perluasan berkas bernomor urut dapat
dilakukan dengan mudah, nomor tambahan cukup ditambahkan pada nomor terakhir.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN:
Seperti yang kita ketahui banyak
macam-macam sistem penyimpanan,seperti
sistem-kronologis,sistem-abjad,sistem-nomor.
-Sistem-kronologis
merupakan sistem penyusun beras yang dijajar menurut urutan tanggal,mulai dari
tanggal sampai dengan tahun.
-Sistem-abjad
merupakan sistem pemerkasan yang mengatur arsip dinamis secara abjad,menurut kata
demi kata dan huruf.
-Sistem-nomor
dalam sistem ini berkas disusun berdasarkan nomor.\
Saat ini sistem yang paling banyk di
gunakan adalah sistem abjad karena sistem-abjad merupakan sistem yang sederhana
dan mudah dalam menemukan dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung
ke file penyimpanan. Kalau kita memilih sistem abjad sebagai sistem
penyimpanan,maka itu berarti bahwa nama merupakan cirri atau identitas
terpending dalam pencarian.
DAFTAR PUSTAKA
Zulkifli
amsyah,manajemen kearsipan,Jakarta,Pt.gramedia pustaka utama,199,hal.76
http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/
[1] Zulkifli
amsyah,manajemen kearsipan,Jakarta,Pt.gramedia pustaka utama,199,hal.76
[2]
Loc.cit,hal 78
[3] Loc.cit
hlm.80
[4] Loc.cit
hlm.81
[5]
Loc.cit.hlm 85
[6]
http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/
[7] http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download
Tidak ada komentar:
Posting Komentar