SEDIKIT CERITA

ahahhaha.gak nyangka di muka bumi ini masih az ad orang somplak..,..



jadi gini ceritanya:

mlm itu gue sma sohib gue pergi ke pasar rencananya kita gak mau belanja..maklum lge krisis,hehheee..so..jadi rencananya kita berdua mau jalan2 az sambil cuci mata gitu...

tapi ternya permisa....namanya juga wanita yang puny nafsu shoping,gue sma sohib gue kga bisa menahan nafsu itu..akhirnya kami membeli makanan...ckckkckc..gue saking takut na uang gue kerampokan oleh nafsu gue yang menggebu2 maka dari itu dan oleh sebab itu,dengan cepat gue ajakin sohib gue buat palng k peraduan..(ceilah matahari kalii)..

maka pulang lach kami smbil jalan kaki melewati kegelapan malam.

sampe d penghujung jalan aspal..(maklum az peraduann kami kan melewati 2 jalan,jalan aspal sma jalan tanah doang)ahahhaha...



terus waktu kami melalu jalan yang kga pke aspal..tiba-tiba ad yang manggil sohib aq..

jelas aja kami memaling kan wajah buat liat capa tau yg manggil kimboom...hehehe...



tapi ternyata yang manggil adalah si somplak..padahal harapan kami adalah bkan si somplak...gak apa lach klo yang manggil bukan kimboom..hehehhehe..tp klo bsa orang yang sedikit waras lach dari sie somplak ini..hhuuff..



iya niech sii somplak ini orang yang ngegebet sohib gue...sebenrnya gue dukung 100% sohib gue sma sie somplak...tp gue mendadak ilfil gara2 tue somplak rada2 gila kelakuannya..gak mungkin kan sohib gue pcran sma orang orang gila///???orang 1/2 waras az gak gue izinin..ap lagi sama orang gila..???kga menjamin kebahagiaan teman gue..cing....



usut punya usut ternyata sie somplak ini orang na emang suka SKSD sama cwe2....hhhmmphh..

menurut informasi terbaru yang gue dapat si somplak ini ternyata pacar na buanyak...menurut gue sich tampang na biasa az..standar banget tapi kok bnyak cwe na..????hebat juga yach sii somplak jimat na....ahahhaa...



kembali ke cerita...

trus sie somplak itu ngomong2 sma sohib gue...sohib gue sich jwb na cuek2 az...maklum sohib gue juga udah keburu ilfil sma somplak...gue sih diem azz..smbil mengumpat dalam hati....(knp harus diia sich yang menyapa)#gubrak...



nie somplak ngikutin kmi di jalan,,,,gue sich oke2 az slma dia gak ngeluarin sifat gila dia yang suka ngerayu2 cwe dengN gak jls....



trus smbil jalan tue somplak ttpaz ngikutin..

jalan yang kami lalui rada2 sempit di kedua sisinya ad selokan biar kga banjir wktu hujan..maklum tempat kmi berada kan di dataran rendah gitu..jdi klo hujan gampang banget air2 tergenang maka na d buat selokan….



Nach yang parah na waktu sie somplak lge jln smbl ngomong2 sma tmN gue..

Kaki na itu nyungsep ke seelokan..ahahhahahaha…..

Gak tau deech tue anak jln na pke mata atau pke dengkul..ahahahha..sumpah itu konyol banget..



Ada-ada az sie somplak…hahahaaa….

Jlas az suara taw ague sma sohib gue membludak kya boom meledak….

Pokok na bnr2 meenjijikan secara gitu pge na kan hujan jdi selokannya penuh dngan air gitu..hhiiii….

Basah gitu celana sie somplak..ahahhaha..

Iya sich sakit na mungkn kga seberapa tapi malunya itu loech yang kga tahannnnn..ahhahhahah

Somplak-somplak ad2 az loe..mka na jln pke mata jgn pke dengkul,biar gak masuk selokan…

MOTHER

Your Mother

Who should I give my love to?
My respect and my honor to
Who should I pay good mind to?
After Allah
And Rasulullah

Comes your mother
Who next? Your mother
Who next? Your mother
And then your father
Cause who used to hold you
And clean you and clothes you
Who used to feed you?
And always be with you
When you were sick
Stay up all night
Holding you tight
That?s right no other
My mother

Who should I take good care of?
Giving all my love
Who should I think most of?
After Allah
And Rasulullah
Comes your mother
Who next? Your mother
Who next? Your mother
And then your father
Cause who used to hear you
Before you could talk
Who used to hold you?
Before you could walk
And when you fell who picked you up
Clean your cut
No one but your mother
My mother

Who should I say why close to?
Listen most to
Never say no to
After Allah
And Rasulullah
Comes your mother
Who next? Your mother
Who next? Your mother
And then your father
Cause who used to hug you
And buy you new clothes
Calm your head
And blow your nose
And when you cry
Who wiped your tears?
Knows your fears
Who really cares?
My mother

Say Alhamdulillah
Thank you Allah
Thank you Allah
For my mother.

CERITA SEDIKIT

Hayyy....

ini fhoto di ambil sebelum lomba musikalisasi puisi....

kami dari jur D3IPII yang mencobaa ikut2"an lomba porseni yg diadain oleh BEM Fakultas kami...

kamii cuma latihan beberapa hari...dan parah na dengan suara aq yang lagi serak-serak becek gtu..hiihih...

berbagai obat udah aq minum waktu itu..tp ttp az suara aq gak sembuh-sembuh sme hari H na..hhuufff...rasanya pengen nyebur k laut az...

#bingung yach aq yang mana..???

oke kita perknalan....

aq yang megang gitar warna ungu(unyu-unyu)hehehhee...

my name is Dyla....hehehe..iya aq lge kehabisan suara waktu itu....

berbagai maacam cara pun aq lakukan..mulai beeli obat d apotik..minum ramuan tradisional..tp suara pun tak kujung membaik..dengan modal nekat aq ttp semangat ikut latihannn....

yang d tengah nama na Rizka...sedikit gemuk tapi tetep manis..cwe manis asal Balangan ini puny suara yg menggelegar....pokok na keren dech..dia juga yang paling optimis klo kami bakal mnang..padah jujur az aq az pesimis abies....karan suara aq yg lage kya kucing kejepit pintu..hhhuufff..

yang paling ujung nama na Fia...nama na 3 huruf tp orang na penuh dengan talenta...cwe asal Tanjung ini punya suara yang lembut abiesz.....enak banget di dengar....nie anak yg paling marah klo aq mulai pesimis dengan suara aq..(maklum sist lagi frustasi...)heee..

naaaccchhhh yang terakhir cwo yg pake kaca mata(kaya conan)bernama Aa Duan...knp d sebut Aa..???konon katanya beliau ini lebih tua dri kami..hehehhehe

Aa ini lach yang membuat kami bisa ikut lomba...cyee...cye....Aa duan lach yang melatih kami dengan sabar.Aa duan ini seniman beratagan dingin yang kami puny...semoga suatu hari nanti aq bsa mewarisi ilmu bliau..(pengen na)hehhehe

masih ad satu lagi yang belum aq sebutin...

nm na syaiful dia ini sllu hadir pas latihan tpi gak mau ikut tampil,aneh kan..???mungkin masih blm puny kepercayaan diri buat tampil...gak apa lach nanti klo kita tampil lagi..km harus ikut...(di paksa secara biadab)ahaha,,,,peace... :)oh iya...lupa...dia gak ikut foto soalnya dia yg motoin kmi..baek banget kan..???

    Waktu perlobaan pun dimulai sumpah dech waktu itu aq gugup banget smpe 2 kali k toilet,,,yg bikin aq makin gugup adalh suara aq,aq khwatr banget klo2 suara aq hilang pas lagi baca puisinya...hhuuuffff...

 rasanya itu pengen banget trun panggung terus pulang k rmh dan sembunyi dalm lemari(alay)ahahaha....

 tapi ketika kami memulai na,aq merasa masuk k dm certa laen...dan mulai menikmati smetiap bait-bait puisi yang kami nyanyikan...hingga ad satu hal yg mengagetkan aku..ketika pnitia berkata:watu sisa 5 menit lagi"aq kaget.gak sadar klo kami sudah menghbskan waktu yg sangat lama.padahal masih ad 1 puisi lagi yang harus d mainkan.setelah kami selesai puisi pertama..aq berfikir kami akan turun dan kalah..karna kami tidak menapilkan puis ke 2,,,,tp dengan mantap Aa duan memberi kami kode bahwa kmi ttp akan memainkan bpuisi yang ke2.meskipun waktu sisa 5 menit lgi dri 15 menit waktu yang diberiakn panitia. kami pun mulai bernyanyi lagi dan mulai menikmati lagi setiap petikan gitar dan alunan puisi yg kami nyanyikan.

tak terasa panitia pun berkata:"waktu habbis" tapi kami tetap saja bernyanyi dan membaca puisi hingga selesai.

Dan ketika turun panggung jujur saja rasanya aq mau nangis...karn aq gak nyangka aq bisa membca puisi dengan suara yang sama sekali tidak optimal.

dan ini lach hasil dari perjuangn Aa duan,Fia,Rizka dan aku.....

kami mendapatka piala itu...piala perdana..sumpah rasanya itu bener2 bangga banget....

dari pengalaman ini aq simpulkan: "BERANI COBA..??MUNGKIN KAMU AKAN SALAH TAPI GAK BERANI COBA KAMU KALAH" faktanya kami berai coba dan kemenangan di tangan kmi...

thank's for:

Aa duan,fia,rizka,dan semua teman2 aku yang membri suport..

di lain kesempatan kita akan berjuang lage..mmuuaach

Tau gak sich nie personil ank2 dri jur D3IPII....lge pada gugup menjelang pementasan perdana kami. Latihan sudah di lalui meskipun latihannya cuma beberapa hari dan parah na....suara seseorang diantara mereka lagi sakit...hhhmmph....pokok na konyol abis dech....waktu denger suara yg lge sakit itu..kya suara kucing kga mkan 1 bulan......ksian banget.....

Tapi dengan semangat yang sangat tinggi..(ceileh..tiang listrik kaleee)mereka trus berusaha. man jadda wajadda...(ujjah)

oke saat na perkenalan personilnya....
yg megang gitar warna ungu(unyu-unyu)itu nm na dyla,dyla ini cwe paling manis d peradaban ini..ahahhaa..tapi klo kmu denger suaranya pasti bakal kaget..karna app...?????
suara dilla ini buaaggguussss banget..smpe2 kya mak lampir...(wktu sblum pementasa)kasian banget,.....

yg d tengah cwe manis yang satu ini brnm na Rizka....nie anak yg bener2 ngasih suport sma dilla yg suaranya lge serak2 gitu...dia yakin banget klo kita bakalan menang....lomba musikalisasi puisi...ckckkckc..berbakat jdi pengganti mm loereng..ahahhaa..tpi...???kira2 bener2 jdi fakta gak yach..???prediksi riska..???kita liat nanti...

okeee..saat na kita k cwe yang paling ujung....cwe imut yg satu nie bernma Fia..dia yang paling kecil diantara kita.....eeeetttssss..jgn salah...bkan umur na yg masih kecil..tp badan na yang sedikit kecill(peace fia...aq cuma bilang sedikit kcil kok..)hehehhe...tpi suara

makalah kearsipan:sistem kronologis,abjad,dan nomor

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

   Seperti yang kita ketahui bahwa arsip itu berisi dokumen yang sangat penting dan selalu di gunakan untuk berbagai kepentingan baik secara individual ataupun secara kelompok(instansi). Selain arsip harus di rawat dengan baik,kita juga harus menggunakan sistem-sistem dalam penyimpanan arsip tersebut,agar arsip tersebut dapat di temukan dengan cepat dan bisa di gunakan.

B.     Tujuan

   Tujuan pembuatan makalahuntuk menyelesaikan tugas dari ibu pembimbing kami,serta agar dapat memahami seperti apa sistem yang di gunakan untuk memudahkan petugas mencari dokumen.

C.     Ruang Lingkup

System kronologis,system abjad,dan system nomor

D.    Metode pengumpulan Data

Menyeleksi bahan yang didapat dari berbagai media, serta menyatukannya dalam sebuah makalah yang sistematis.

E.     Sistematika Penulisan

Agar pembaca lebih mudah memahami isi makalah ini, kami menyusun makalah ini dengan sistematika berikut :

BAB I   PENDAHULUAN

BAB II PEMBAHASAN

                        -.Sistem Kronologis

                        -.Sistem Abjad

                        -.Sistem Nomor

BAB III PENUTUP

Sistem kronologis

            Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang di dasarkan kepada urutan waktu surat di terima atau waktu dikirim ke luar. Penyimpanan warkat sistem ini biasanya mempergunakan map ordner. Hubungan penyimpanan sangat erat dengan Buku Agenda,karena susunanya sama-sama kronologis.

       Tetapi pencarian informasi ini dapat memakan waktu lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau dikirim,sehingga informasi terpaksa dicari dengan membalik halaman buku agenda satu demi  satu. Sesudah informasi ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map ordner. Riwayat pencatatan dengan Buku Agenda,buku induk,buku besar,maupun lain-lain,memang sudah cukup lama. Pekerjaan registrasi atau pencatatan apapun dilakuakn dengan buku,dan yang paling mudah kemudian menjadi kebiasaan adalah mencatat secara berurutan(kronologis). Akibatnya,kalau buku ini sudah banyak karena menampung catatan selama bertahun-tahun,catatan yang di simpan tersebut susah dicari. Model pencatatan seperti ini sudah biasa di lakukan di mana-mana,mulai dari RT,Kelurahan,bank,kantor polisi,kantor-kantor pemerintah dan swasta. Cara pencatatan pada buku secara kronologis ini merupakan salah satu kelemahan penting dalam pelaksanaan sistem administrasi di Indonesia[1].

A .KUITANSI

             Contoh  paling jelas dari  sistem penyimpanan  kronologis yang masih banyak dilakukan di Indonesia adalah penyimpanan kuitansi. Dengan penyimpanan kronologis biasanya kuitansi hanya mudah di temukan bila melalui petunjuk tanggal dari catatan pembukuan. Padahal untuk kepentingan pemeriksaan,pengawasan,pembukuan atau pun lainnya,kuitansi seyogianya dapat di temukan dengan cepat bila di perlukan. Untuk itu diperlukan sistem penyimpanan yang tepat yang dapat di pilih dari salah satu sistem berikut ini,yaitu Sistem-abjad,Sistem Numerik. Sedangkan pemakaiaan sistem kronologis niscaya tidak akan membantu percepatan penemuan kuitansi,karena untuk  dapat mencari kuitansi pertugas harus terlebih dahulu mengetahui tanggal kuitansi diterima,baru dapat mencari kuitansi dari map ordner yang diperlukan. Tanggal kuitansi diterima dapat dilihat dari pembukuan. Mencari tanggal kuitansi dari pembukuan akan memakan waktu lama terutama bila kuitasi sudah banyak atau diterimanya sudah lama.Sistem penyimpanan kronologis cenderung mengundang pemakaian map ordner sebagai tempat penyimpanan, dan untuk kuitansi biasanya di gunakan map ordner berukuran setengah folio[2].

A.CHEK(CHEQUE)

             Di Amerika Serikat cek-cek yang sudah diuangkan di bank biasanya dikembalikan kepada nasabah sebagai bukti yang disertakan bersama-sama dengan rekening bulanan(bank statement)dari nasabah bersangkutan. Disini bank hanya menyimpan cek-cek bekas untuk sementara sebelum dikembalikan kepada nasabah masing-masing. Cek ini di simpan menurut sistem nomor rekening nasabah. Cek-cek dari satu nasabah akan berkumpul menjadi satu sesuai nomor rekening masing-masing dan mudah mengirimkannya kepada para nasabah bila waktunya sudah tiba. Cek-cek disimpan pada almari khusus dengan laci-laci yang sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Untuk keamanan,laci-laci cek diberi kunci yang menjadi tanggung jawab dari petugas file. Di Indonesia cek-cek yang sudah di uangkan di bank tidak dikembalikan kepada nasabah. Cek-cek tersebut disimpan di dalam buku yang di sebut kasstukken. Buku ini ukurannya cukup besar,hampir sebesar halaman Koran. Sistem penyimpanan cek ini adalah kronologis,yaitu berdasarkan tangggal cek  diuangkan. Dengan demikian cek yang diuangkan pada tanggal yang sama akan berkelompok dan berdekatan. Cek-cek di temple pada halaman-halaman kasstukken,berderet satu per satu. Satu tanggal dapat meliputi beberapa halaman kasstukken,tergantung kepada banyak cek yang diuangkan pada tanggal bersangkutan. Cek-cek yang sudah di tempel ini kemudian oleh pejabat yang berwenang diberi tanda,biasanya garis merah dan paraf,agar cek tersebut tidak disalah gunakan.

             Seperti disebutkan diatas bahwa untuk dapat mencari cek di kasstukken petugas harus mengetahui tanggal cek bersangkutan diuangkan. Kalau tangggal ini sudah diketahui petugas dengan terlebih dahulu melihat rekening Koran,maka pencarian cek di kasstukken akan gampang walaupun masih tetap memakan waktu untuk memilih-milih kasstukken yang memuat cek bersangkutan dan kemudian membolak-balik halaman-halamannya. Apalagi bila cek yang dicari sudah berumur lama,niscaya penemuannya akan memakan waktu lama dan memutuhkan kesabaran.        

             Penemuan seperti di atas niscaya tidak akan mengalami banyak kesukaran bila sistem penyimpanan cek adalah sistem-nomor. Peralatan yang sesuai dengan sistem ini adalah kotak atau laci-laci penyimpanan yang ukurannya sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Bank seyogianya menyediakan almari-almari yang dibuat khusus yang terdiri dari laci-laci yang digunakan untuk penyimpanan cek. Pada penyimanan sistem nomor maka cek-cek dari satu orang atau satu perusahaan akan berkelompok secara kronologis di belakang nomor masing-masing. Sebelum dilakukan pemindahan(transfer) terhadap cek yang sudah sampai umur reetensinya, maka cek-cek tersebut akan menjadi satu sampai bertahun-tahun. Dengan cara ini penemuan kembali akan lebih mudah dilakukan,karena:

1.      Petugas dapat mencari melalui nomor rekening tanpa perlu mengetahui tanggal cek diuangkan, sebab peminta cek niscaya akan melalui nama. Dengan bantuan indeks nama tersebut diketahui nomor rekeningnya.

2.      Letak cek dari satu nama, baik nama orang (individu) maupun nama badan (korporasi),berada pada satu kelomok di bawah nomor rekening masing-masing.

3.      Nomor rekening dapat diketahui melalui alat bantu informasi seperti rekening Koran,buku-buku pembukuan,kartu contoh tanda tangan,slip-slip,buku besar,indeks,dan lain-lain.

C. File Tindak-Lanjut(follow-up)

 Dalam menangani berbagai pekerjaan sehari-hari,sering kali seseorang memerlukan menunda tugas atau menunda penyelesaian sesuatu surat. Ada juga kegiatan yang penyelesaiannya  secara angsuran bulan per bulan atau bahkan tahun per tahun. Jenis pekerjaan yang harus ditunda misalnya keputusan terhadap Surat Permohonan Kredit Bank akan diberikan sesudah rapat pimpinan mengenai masalah kredit. Surat permohonan beserta berkas-berkas lampiran di simpan dulu di follow-up file pada map tanggal surat pemohonan bersangkutan akan dirapatkan. Sesudah surat tersebut selesai diproses,barulah disimpan pada file biasa. Contoh lain adalah kuitansi untuk jenis-jenis pembayaran angsuran. Kantor yang mengelola sistem kredit angsuran ini seyogianya mengelola salah satu sistem file­-nya secara follow-up[3].  

 Follow-up file adalah suatu file yang disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu,misalnya harian,mingguan,atau bulanan,bahkan dapat juga per tahun sesuai keperluan. Kalau yang di simpan pada follow-up file adalahy surat-surat, maka yang di pergunakan adalah laci lemari arsip dengan susunan map menurut tanggal ,mingguan atau bulanan. Kalau yang di simpan adalah formulir (misalnya kuitansi),maka yang di  pergunakan adalah kotak atau map ordner dengan penyekat tanggal,mingguan, atau bulanan yang diperlukan.

D. File Penyimpanan (Arsip Inatif)

           

             Sistem kronologis sering di pergunakan pada penyimpanan arsip inatif. Sebagaimana kita ketahui,Arsip Dinamis adalah arsip-arsip yang masih di pergunakan di perkantoran. Arsip Dinamis terdiri dari arsip arsip aktif dan arsip inatif. Arsip aktif adalah arsip arsip-arsip yang frekuensi pemakaiannya masih tinggi,sedangkan arsip inatif adalah arsip-arsip yang frekuensi pemakaiannya mulai rendah. Arsip aktif biasanya masih disimpan pada unit-unit kerja pengolah,dan arsip inatif (tadinya arsip aktif) biasanya sudah di simpan pada suatu sekretariat atau tata usaha.

     Arsip-arsip inatif dapat disimpan dengan mempergunakan sistem-kronologis, karena:

1.      Arsip sudah kurang dipergunakan,sehingga penemuan yang cepat masih dapat ditawar.

2.      Jumlah arsip sangat banyak,sehingga pengolahannya memerlukan sistem yang mudah.

3.      Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem-kronologis lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak[4].

Sistem Abjad

            Sistem-sistem penyimpanan yang susunanya  berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama,sistem-geografis,dan sistem-subyek. Sistem penyimpanan yang berdasarkan susunan nomor adalah sistem kronologis dan sistem nomor. Pada umumnya kalau kita mendengar sistem abjad dewasa ini,maka yang dimaksud adalah sistem-abjad-nama.Sistem-nama adalah sama dengan sistem abjad(alphabetical filing system).

            Sistem-abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata-tangkap(nama)dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari 2(dua) yaitu:

1.      Nama Orang

2.      Nama Badan

Nama orang (nama individu)terdiri dari nama-lengkap dan nama-tunggal. Nama badan terdiri dari: 1, nama badan pemerintah,2. Nama badan swasta, 3. Nama organisasi.

Sistem-abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1.      Dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama.

2.      Petugas menginginkan agar dokumen-dokumen dari nama yang sama,akan berkelompok di bawah satu nama .

3.      Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak jumlahnya.

4.      Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing,sehingga isi dokumen lebih cenderung mengenai masalah yang sama (misalnya produksi,keuangan,dan sebagainya). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih membantu.

5.      Nama lebih mudah diingat oleh siapa pun.

  

Sistem-abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file (tempat)penyimpan dan melihat huruf abjad yang di cari. Karena itu sistem-abjad disebut sistem langsung (direct filing system). Sistem-Langsung adalah sistem penyimpanan di mana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen,tanpa melalui alat bantu indeks misalnya.

Kalau kita memilih sistem abjad sabagai sistem penyimpanan,maka itu berarti bahwa nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja bersangkutan yang mementingkan soal nama dari pada identitas lain. Berdasarkan hal tersebut maka pencaraian atau permintaan atas dokumen yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden,misalnya:”Tolong carikan data surat PT WARINGIN KENCANA”,”Tolong carikan data pegawai Sukoco Kaltim”,”Tolong carikan surat kita kepadaAdnan Buyung Nasution & associates”. Sesudah menerima permintaan ini,petugas mengira-mengira pada abjad apa map dokumen bersangkutan berada,sesuai dengan indeks dari nama masing-masing yang menjadi label map. Sesuai dengan Peraturan Mengindeks,ketiga dokumen tersebut akan berada di belakang abjad W,K,dan N,sedangkan label map na masing-masing adalah: Waringin Kencana PT,Kaltim Sukoco,dan Nasution Adnan Buyung & Associates[5].

A.     SUSUNAN MAP

           Sering terjadi bahwa surat dari suatu koresponden hanya diterima satu lembar dalam jangka waktu yang lama,misalnya selama periode enam bulan. Koresponden yang suratnya hanya diterima satu kadang-kadang jumlahnya cukup banyak. Di samping itu ada juga koresponden yang komunikasinya berlangsung secara terus menerus. Hal-hal seperti tersebut di atas seharusnya menjadi bahan dalam pertimbangan di dalam menentukan penggunaan map-map pada sistem-abjad.

           Ada tiga cara penggunaan map yang dapat di piih oleh para pengelola arsip yang memilih sistem-abjad sebagai penyimpanan arsipnya. Yang diambil contoh di sini adalah map gantung(hanging folder). Kalau memprgunakan perlatan ini seperti misalnya ordner map,kotak file,atau lainya,maka perlu di sesuaikan. Tiga cara tersebut adalah:

1.      Setiap koresponden (misalnya nama perusahaan)diberi map secara langsung walaupun suratnya baru satu lembar. Pada cari ini pemakaian map memang cukup banyak dan cenderung boros,sebab mungkin saja isi map tersebut tidak akan pernah bertambah. Pada cara ini map-map tersusun berderet menurut abjad. Karena semuanya map gantung,mka tidak memerlukan penyekat. Dengan tidak adanya penyekat maka kita tidak dapat meletakkan guide huruf abjda secara tersendiri; sebagai gantinya guide huruf (A,B,C,dan seterusnya sampai Z)dapat di letakkan pada pinggir atas map yang pertama dari map-map kelompok abjad bersangkutan.

2.      Cara yang kedua adalah bila kita memberlakukan map gantung sebagai map kantong. Dengan sendirinya mempunyai map-kantong dengan label A,B,C,dan seterusnya sampai Z. pada map-kantong A akan di masukan map-dalam(tempat surat) berbagai nama (korespnden) yang termasuk abjad A. Misalnya surat-surat yang berhubungan dengan PT.Adiguna akan kita masukkan dalam map-dalam dengan lebel ADIGUNA,PT. Surat dari dan kepada PT.Astra motor Internasional Inc. akan kita masukan dalam map-dalam dengal lebel ASTRA,PT. Dua map-dalam tersebut kita masukkan dalam map-kantong A.

3.      Cara yang ketiga adalah dengan mempergunakan map-campuran dan map-individu. Map tersebut sebetulnya adalah map-gantung yang dipergunakan sebagai map-campuran dan map-individu adanya map campuran adalah untuk menampung surat-surat yang baru sedikit diterima dari koresponden-koresponden,atas dasar untuk menghemat pemakaian map. Sebab,katanya kalau surat dari satu korsponden atau dua lembar sudah di simpan di map tersendiri akan terjadi pemborosan pemakaian map. Barangkali saja,bertahun-tahun jumlah suratnya hanya itu-itu saja,tidak ada komunikasi-komunikasi kelanjutan.

Map campuran ini adalah map yang berisi campuran surat-surat dari berbagai koresponden di mana jumlah surat masing-masing koresponden belum mencapai 5 lembar. Di sini surat-surat di kelompokkan sesuai nama masing-masing,dan kelompok-kelompok tersebut disusun menurut abjad. Bila ada kelompok yang jumlahnya sudah menjadi 5 lembar,maka kelompok surat dari nama bersangkutan,di keluarkan dari map-map campuran dean di masukkan di dalam map tersendiri.

Map-individu adalah map yang berisi surat-surat dari 1 nama yang di pindahkan dari map-campuran,karena surat-surat tersebut sudah penuh,maka di pergunakan map kedua dengan label nama yang sama, dan di tepatkan di depan dari map lama.

        

SISTEM NOMOR

         Sistem penyimpanan yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama-badan disebut sistem-nomor(numberic filing system). Hampir sama dengan sistem-abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama,sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama,hanya nama di sini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan kepad PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271,atau kartu Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor,maka nomor yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.

         Banyak perusahaaan atau kantor pemerintah yang mempergunakan penyimpanan sistem-nomor,seperti rumah sakit,asuransi,bank,dan lain-lain. Ada yang mempergunakan sistem-nomor karena memang sudah memahami seluk beluk sistem-nomor termasuk keuntungan dan kerugian penggunaannya. Tetapi banyak pula yang hanya sekedarberanggapan bahwa sistem-nomor lebih mudah mengelolanya di banding dengan sistem-abjad,walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu kemungkinan akan lebih mudah di cari bila susunanya menurut nama.

            Di samping itu,nomor lebih sukar di ingat disbanding dengan nama. Seorang nasabah Tabanas misalnya,akan lebih ingat namanya dibanding dengan nomor Tabanasnya. Untuk mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang di sebut indeks,yaitu suatu kartu kecil yang berisikikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut abjad nama nasabah.karena itu sistem-nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsng(indirect  filing system[6]).

A.    INDEKS

         Yang dimaksud dengan indeks disini adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui.

Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.sebenarnya indek ini juga dalam bentuk buku,tetapi sukar ditempatkan penambahannya secara alfabetis.karena itu indeks ini dibuat dalam bentuk kartu,sehingga mudah menambahnya dengan kartu kartu baru dengan tetap

memperhatikan susunan abjadnya.

   Setiap koresponden (nama)mempunyai kartu indeks.untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya.sedangkan untuk file surat,kartu indeksnya ada 2 (dua) macam ,yaitu :kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5) maka kartu indeknya belum diberi nomor tetapi baru berupa huruf C,yang merupakan singkatan dari kata campuran.sesudah suratnya berjumlah 5 (lima)maka kartu indeks C diganti nomor dengan yang diambilkan dari buku (register).

     Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar.ukuran kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan ukuran kartu indeks[7].

\

B.     PROSEDUR PENYIMPANAN

        Langkah-langkah prosedor penyimpanan sistem-nomor hampir sama dengan langkah prosedur penyimpanan sistem abjad,yaitu memeriksa,mengindeks,mengkode,menyortir,dan menempatkan.prosedur ini sama saja baik untuk penyimpanan surat maupun non- surat.bedanya hanya pada peralatan, mislnya pada penyimpanan surat diperlukan map sedangkan pada penyimpanan non-surat (misalnya kartu)tidak memerlukan map.pada penyimpanan yang mempergunakan map diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima,dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima.hal ini tentu saja tidak diperlukan juga pada penyimpanan yang mempergunakan map ordner,misalnya pada penyimpanan kuitansi.

                                    

C.      SUSUNAN PENYIMPANAN

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor dapat menggunakan penomoran seri atau berurutan. Sistem ini juga disebut sistem nomor serial atau penomoran berkelanjutan, nomornya dimulai dari 1, 2, 3, dan seterusnya atau dapat juga dimulai dari 1000, 1001, dan seterusnya. Penomoran surat juga merupakan pemberkasan surat secara angka dengan nomor yang berurutan sesuai dengan tempat surat tersebut. Pada sistem nomor berurutan atau langsung, setiap berkas diberi nomor urut. Bila ada nomor yang hilang dalam sebuah berkas, petugas arsip dengan cepat dapat mengetahui nomor yang hilang. Berkas yang disusun menurut nomor urut juga merupakan pemberkasan yang bersifat kronologis, artinya nomor paling akhir merupakan nomor arsip terkini. Perluasan berkas bernomor urut dapat dilakukan dengan mudah, nomor tambahan cukup ditambahkan pada nomor terakhir.

  

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN:

         Seperti yang kita ketahui banyak macam-macam sistem penyimpanan,seperti sistem-kronologis,sistem-abjad,sistem-nomor.

-Sistem-kronologis merupakan sistem penyusun beras yang dijajar menurut urutan tanggal,mulai dari tanggal sampai dengan tahun.

-Sistem-abjad merupakan sistem pemerkasan yang mengatur arsip dinamis secara abjad,menurut kata demi kata dan huruf.

-Sistem-nomor dalam sistem ini berkas disusun berdasarkan nomor.\

         Saat ini sistem yang paling banyk di gunakan adalah sistem abjad karena sistem-abjad merupakan sistem yang sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file penyimpanan. Kalau kita memilih sistem abjad sebagai sistem penyimpanan,maka itu berarti bahwa nama merupakan cirri atau identitas terpending dalam pencarian.

        

          

DAFTAR PUSTAKA

Zulkifli amsyah,manajemen kearsipan,Jakarta,Pt.gramedia pustaka utama,199,hal.76

http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download

http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/

---

[1] Zulkifli amsyah,manajemen kearsipan,Jakarta,Pt.gramedia pustaka utama,199,hal.76

[2] Loc.cit,hal 78

[3] Loc.cit hlm.80

[4] Loc.cit hlm.81

[5] Loc.cit.hlm 85

[6] http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/

[7] http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download